Klaus Bartram

Unternehmensberater

Buchhaltung und Bilanz

Buchführung ist die lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens.

Buchhaltung und Bilanz Ein Gewerbebetrieb ermittelt seine steuerpflichtigen Einkünfte aus der Differenz zwischen dem Betriebsvermögen am Ende des Geschäftsjahres und dem des Vorjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen. Die Bereinigung ist notwendig, da ansonsten der Gewinn durch außerbetriebliche Vorgänge beeinflusst wird, die das Betriebsvermögen verändert haben.

Im Regelfall ist jeder Gewerbetrieb dazu verpflichtet, seinen Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich (Bilanz) zu errechnen, wobei das Betriebsvermögen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung anzusetzen ist. Ausnahme gelten - neben Freiberuflern - für sogenannte Kleingewerbetreibende. Diese - soweit sie nicht im Handelsregister eingetragen sind - müssen keine Abschlussbilanz anfertigen, wenn

  • der Jahresumsatz 500.000 Euro (netto ohne Umsatzsteuer) oder
  • der Gewinn 50.000 Euro nicht übersteigt ( 141 Abs.1 AO).

Wenn diese Grenzen nicht erreicht werden, kann statt des normalerweise erforderlichen Vermögensvergleichs eine vereinfachte Einnahmeüberschussrechnung nach 4 Abs.3 EStG erstellt werden. Dabei wird der Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt.

Mit Hilfe der Buchführung werden alle im Laufe des Jahres vorkommenden Geschäftsvorfälle nicht nur in zeitlicher, sondern auch in sachlicher Ordnung festgehalten, und es werden systematisch alle Vorgänge nach ihrer Vermögens- und Erfolgswirkung erfasst. Buchführung ist somit die lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsfälle eines Gewerbebetriebes. Durch Einnahmen und Ausgaben wird das Vermögen eines Unternehmens ständig verändert. Um jederzeit den Überblick über Ursachen und Höhe aller Veränderungen zu haben, werden diese aufgezeichnet.

Grundlage für die eigentlichen Buchungen sind die verschiedenen Belege, meist Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, die im Unternehmen anfallen. Zur Aufzeichnung aller Buchungen dienen Grundbuch und Hauptbuch. Im Grundbuch - auch Journal oder Prima Nota - werden die einzelnen Buchungen in zeitlicher Reihenfolge (chronologisch) festgehalten. Neben dem Betrag werden noch Buchungsdatum, Eingangsdatum bzw. Ausstellungsdatum des Belegs und ein erläuternder Buchungstext festgehalten. Da im Grundbuch alle Geschäftsvorfälle fortlaufend und lückenlos verbucht werden, dient es auch als Grundlage bei behördlichen Betriebsprüfungen. Weil das Grundbuch jedoch keine Übersicht über die Veränderungen der einzelnen Vermögens- und Kapitalposten ermöglicht, werden die Buchungen auf die einzelnen Bestands- sowie Aufwands- und Ertragskonten übertragen, die sich aus dem jeweils für den Betrieb gültigen Kontenrahmen ergeben. Es werden somit die einzelnen Geschäftsfälle nach sachlichen Kriterien auf die einzelnen Konten verteilt. Die Ursache der jeweiligen Buchung geht aus der Angabe des Gegenkontos und der Belegnummer hervor.

Aufgabe der Buchführung ist also, bei der Gründung eines Unternehmens und später nach Ablauf eines jeden Geschäftsjahres das Vermögen und die Schulden zu ermitteln und alle Veränderungen im laufenden Geschäftsjahr wertmäßig festzuhalten. Die Buchführung erfasst alle betrieblichen Aufwändungen und Erträge, um den Gewinn oder den Verlust eines Unternehmens feststellen zu können. Aus den hierbei gewonnenen Erkenntnissen ergeben sich darüber hinaus wichtige Informationen für die Preisgestaltung (Kalkulation). Außerdem werden hier Unterlagen für Maßnahmen und Entscheidungen des Betriebsinhabers geschaffen. Beispielsweise für Möglichkeiten der Kosteneinsparung oder Umsatzsteigerung. Buchhaltung und Bilanz dienen ggfs. als Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten und werden als Auskunftsmittel für Gläubiger und zur Prüfung der Kreditwürdigkeit gegenüber Banken verwendet.

Die Buchführung ist allerdings kein freiwilliges Hilfsmittel der Unternehmensführung, sondern es besteht aufgrund verschiedener rechtlicher Vorschriften - Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) - eine Buchführungspflicht.
Daraus ergeben sich die verschiedenen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB):

  • Die Buchführung muss klar, übersichtlich und nachvollziehbar sein.
  • Die Eintragungen müssen in einer lebenden Sprache geschrieben sein und die Beträge der Bilanz sind in Inlandswährung auszudrücken.
  • Alle Geschäftsfälle sind fortlaufend und richtig zu erfassen. Es dürfen keine Geschäftsfälle fortgelassen werden (Grundsatz der Vollständigkeit).
  • Die Bücher müssen Blatt für Blatt oder Seite um Seite fortlaufend nummeriert sein.
  • Der ursprüngliche Buchungsinhalt darf nicht unleserlich gemacht werden. Es dürfen keine Bleistifteintragungen gemacht werden und gespeicherte Daten dürfen während der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder überspielt werden. Zwischen den einzelnen Buchungen dürfen keine leeren Räume gelassen werden.
  • Keine Buchung ohne Beleg, die Belege sind fortlaufend nummeriert aufzubewahren.
  • Belege, Bücher, Inventare und Bilanzen müssen entsprechend der gesetzlichen Vorschriften aufgehoben werden. Handelsbücher und die sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden. Bei Verwendung von Datenträgern muss dabei jedoch sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.
  • Bei der Gründung eines Unternehmens und am Schluss jeden Geschäftsjahres ist - mit wenigen Ausnahmen - eine Inventur durchzuführen. Dabei sind das Inventar und eine Bilanz aufzustellen.
  • Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden. Käufe und Verkäufe auf Kredit sind in einem Kontokorrentbuch festzuhalten.