Klaus Bartram

Unternehmensberater

Rechnung

Wie muss eine "korrekte" Rechnung aussehen?

Rechnung Wenn ein Unternehmer - Gewerbebetrieb aber auch Freiberufler - umsatzsteuerpflichtige Lieferungen oder sonstige Leistungen ausführt, so ist er berechtigt, Rechnungen auszustellen, in denen die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird. Führt ein Unternehmer Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, so ist er auf Verlangen des anderen Unternehmers sogar dazu verpflichtet, Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer zu erstellen. ( 14 UStG)

Folgende Angaben müssen aus der Rechnung hervorgehen:

  • Name und Anschrift sowie Steuernummer (Einzelheiten siehe unten) des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer, die der Rechnungsaussteller vergibt
    mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die nur einmalig vergeben werden darf
  • Gegenstand der Lieferung oder Leistung
    Menge und die handelsübliche Bezeichnung des
    Gegenstand der Lieferung oder der sonstigen Leistung
  • Rechnungsdatum sowie
    Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Mehrwertsteuersatz
    bei Steuerbefreiungen ist ein entsprechender Hinweis erforderlich
  • Mehrwertsteuerbetrag
  • Rechnungsbetrag (netto)
    das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  • Rechnungsbetrag (brutto)

Wichtig ist, dass auch der Nettobetrag, also der Betrag ohne die Umsatzsteuer, aufgeführt sein muss. Grund hierfür ist ein Urteil des Bundesfinanzhofs. (BFH Urteil vom 27.7.2000, Az. V R 55/99). Tenor der Entscheidung: "Eine Rechnung, in der zwar der Bruttopreis, der Steuersatz und der Umsatzsteuerbetrag, nicht aber das Entgelt ausgewiesen sind, berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug." Wichtig ist also, dass das Netto-Entgelt ausgewiesen wird. Damit verwarfen die obersten Steuerrichter die zuvor großzügigere Haltung der Finanzverwaltung. Nach der Umsatzsteuer-Richtlinie R 202 Abs. 4 Satz 2 blieb der Vorsteuerabzug auch dann erhalten, wenn der Rechnungsaussteller in der Rechnung Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) angegeben und zusätzlich den Steuerbetrag vermerkt hat. Dass das Entgelt aufgrund der Angabe des Steuerbetrags leicht selbst errechnet werden kann, hält der BFH für unerheblich, da sich nach der einschlägigen Umsatzsteuerrichtline der EU das Entgelt (der Nettopreis) "auf den ersten Blick" aus der Rechnung ergeben müsse.

Zu den Ausnahmen bei Rechnungen über sogenannte Kleinbeträge ( 33 UStG), bei denen der Bruttobetrag (Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer) 150 Euro nicht übersteigt, siehe unten.

Der Empfänger der Rechnung kann eine neue Rechnung verlangen, wenn eine der genannten Angaben fehlt. Fehlen einzelne Angaben auf der Rechnung, sind sie unvollständig oder ungenau, so hat dies weitreichende Konsequenzen bezüglich des Vorsteuerabzugs beim Rechnungsempfänger. Allerdings können unter Umständen Rechnungen berichtigt oder ergänzt werden.

Wurde in einer Rechnung ein höherer Steuerbetrag ausgewiesen als nach dem Umsatzsteuergesetz eigentlich geschuldet wäre, so schuldet der Rechnungssteller auch den Mehrbetrag. Allerdings kann die Rechnung berichtigt werden ( 14 Abs. 2 UStG - Unrichtiger Steuerausweis).

In einigen Fällen sieht der Gesetzgeber eine Rechnungsberichtigung allerdings nicht vor (unberechtigter Steuerausweis nach 14 Abs. 3 UStG). Mit der Folge, dass der leistende Unternehmer den Steuerbetrag schuldet, aber der Rechnungsempfänger keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug hat.

  • Ein Unternehmer weist in der Rechnung einen Steuerbetrag aus, obwohl er nicht dazu berechtigt ist, z.B. ein Kleinunternehmer nach 19 UStG
    Entsprechendes gilt für den sogenannten Scheinselbstständigen
  • Ein Unternehmer erteilt eine Rechnung mit gesonderten Steuerausweis, obwohl eine Leistung gar nicht ausgeführt wurde
  • Ein Unternehmer erteilt eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis und führt einen anderen Liefergegenstand auf, als er tatsächlich geliefert hat, oder es wurde statt der angegebenen Leistung in Wirklichkeit eine ganz andere erbracht
    Der leistende Unternehmer schuldet dann die ausgewiesene Steuer zusätzlich zu der Steuer für die tatsächlich ausgeführte Lieferung oder Leistung
    Problematisch ist auch, wenn die Rechnungsangaben nicht eindeutig genug beschrieben sind, um ohne Weiters völlige Gewissheit über Art und Umfang des Leistungsgegenstandes zu verschaffen
  • Ein Unternehmer erteilt eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis für eine Leistung, die er nicht im Rahmen seines Unternehmens ausführt

In Einzelfällen kann aus Billigkeitsgründen eine Rechnungsberichtigung zulässig sein, wenn die Erhebung der zu unrecht ausgewiesenen Steuer zu einer sachlichen Härte führen würde, z.B.:

  • ein Unternehmer stellt eine Rechnung auf den Namen eines Gesellschafters einer OHG oder GbR aus statt auf den Namen der Gesellschaft
  • eine Rechnung wird auf den Namen des Geschäftsführers einer GmbH erteilt anstatt auf den Namen der Kapitalgesellschaft
  • ein Lieferant erstellt eine Rechnung auf den Namen des in dem Unternehmen der Ehefrau mitarbeitenden Ehemannes

Kleinbetragsrechnung

Ausnahmeregel bei den Rechnungen:

Kleinunternehmer müssen Rechnungen erstellen Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, kann auf die Angabe des Leistungsempfängers verzichtet werden und die Angabe des Bruttoentgelts ist ausreichend. Die Umsatzsteuer muss nicht als Betrag gesondert ausgewiesen werden, sondern es reicht die Angabe des Steuersatzes (z.B. 19%); d.h. die umfangreichen Angaben, die im Umsatzsteuerrecht gefordert werden, sind hier nicht notwendig.

Es genügen folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • Steuersatz für die Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung

Ein gesonderter Umsatzsteuerausweis muss damit nicht erfolgen. Auch der Zeitpunkt der Leistung und Angaben über den Leistungsempfänger sind nicht erforderlich.

Es liegt jedoch keine Kleinbetragsrechnung vor, wenn das leistende Unternehmen für eine Leistung mehrere Rechnungen erstellt, die jeweils unter 150 Euro betragen.

Auch Kleinunternehmer müssen Rechnungen erstellen

ansonsten drohen Bußgelder.

Kleinunternehmer müssen Rechnungen erstellen Auch Kleinunternehmer oder Unternehmer, die umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, müssen eine Rechnung erstellen. Wird gegen diese Rechnungserteilungspflicht verstoßen, drohen Bußgelder bis zu 5.000 Euro.

Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet alle Unternehmer, die Leistungen an Unternehmen oder juristische Personen erbringen, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung zu erteilen. Auf die Umsatzsteuerpflicht der Leistung kommt es dabei nicht an. Auch bei grundstücksbezogenen Leistungen eines Unternehmers an Private, beispielsweise Bauleistungen an einem Haus oder Gartenarbeiten, besteht die Verpflichtung, eine Rechnung zu erstellen.

Zwar waren schon bisher auch Kleinunternehmer oder Unternehmer, die steuerfreie Leistungen erbrachten, verpflichtet, eine Rechnung über ihre Leistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen zu erstellen. Eine Nichterstellung blieb aber weitgehend folgenlos, weil der Leistungs- und Rechnungsempfänger aus Rechnungen, in der keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, keine Vorsteuer abziehen kann.

Kleinunternehmer sollten daher über ihre Leistungen eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen, denn können Umsätze gegenüber dem Finanzamt nicht mit Rechnungen belegt werden, drohen empfindliche Bußgelder.

Skonto, Bonus und Rabatt in Rechnungen

Skonto Bonus und Rabatt Ist eine Entgeltminderung unmittelbar in der Rechnung enthalten, sind keine zusätzlichen Hinweise erforderlich. Ansonsten ist eine im voraus getroffene Vereinbarung z.B. über Skonto Bestandteil der Rechnung. Auf diese muss in der Rechnung hingewiesen werden.

Werden Skonto, Bonus oder Rabatt vom Rechnungsbetrag abgezogen, dann müssen die Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug entsprechend korrigiert werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, berichtigte Rechnungen auszustellen und dem jeweils anderen Unternehmer zu übersenden. Die Korrektur erfolgt also ohne Belegaustausch (BMF-Schreiben Az. IV B 7 - S 7280a - 145/04 vom 3. 8. 2004).