Klaus Bartram

Unternehmensberater

Forderungsmanagement

Wie können sich Unternehmen vor Forderungsverlusten schützen?

Forderungsmanagement Forderungsverlust
Wenn eine große Forderung ausfällt, dann mindert das nicht nur gravierend den Erfolg, sondern kann durchaus auch existenzbedrohend sein.

Was sind Forderungen
Unter Forderungen werden die Ansprüche eines Unternehmens auf Gegenleistung (meist in Geld) für vom Unternehmen erbrachte Lieferungen und Leistungen oder der Anspruch auf Einlösung einer eingegangenen Verpflichtung verstanden. Forderungen können gegenüber den eigenen Gesellschaftern, den Kunden, den Lieferanten oder sonstigen Geschäftspartnern gegenüber bestehen.

Die Forderungsabschreibung
Ist eine Forderung uneinbringlich geworden, so ist eine Abschreibung vorzunehmen. Wird die Forderung abgeschrieben, muss auch eine Berichtigung der Umsatzsteuer erfolgen. Die Abschreibung kann auch teilweise erfolgen, wenn die Forderung zwar nicht mehr zu ihrem vollen Wert, aber zumindest noch teilweise realisiert werden kann. Steuerlich wird die Abschreibung von ganz oder teilweise uneinbringlichen Forderungen durch die Abschreibung auf den Teilwert durchgeführt. Uneinbringlich ist eine Forderung etwa dann, wenn:

  • der Schuldner insolvent ist
  • der Schuldner unbekannt verzogen ist und seine neue Anschrift nicht ermittelt werden kann
  • der Schuldner verstorben ist und keine Vermögenswerte hinterlassen hat
  • der Restbetrag einer Rechnung wegen bestimmter Vorbehalte des Kunden nur mit Kosten und Risiken einzutreiben ist, die in keinem Verhältnis zum Forderungsbetrag stehen
  • die Forderung verjährt ist

Wird einer der Auftraggeber vor der Bezahlung der Rechnung zahlungsunfähig, kann dies unter Umständen die Existenz als Unternehmer gefährden.

Insolvenzen treffen auch gesunde Unternehmen
Insolvenzen haben nicht nur Konsequenzen für Unternehmen in wirtschaftlichen Schieflagen. Die wirtschaftlichen Kreisläufe, die Verflechtungen zwischen Geschäftspartnern, die Beziehungen zwischen Lieferanten und Abnehmern, zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern sowie zwischen Haupt- und Subunternehmen bewirken in Insolvenzfällen immer auch eine Beeinträchtigung gesunder Unternehmen. Folgeinsolvenzen, verursacht durch Forderungsausfall (Dominoeffekt), stellen deshalb für kleine und mittelständische Betriebe eine besondere Gefahrenquelle dar.

Forderungsausfall reißt Umsatzlücken
Für die betroffenen Unternehmen bedeutet der Ausfall von Forderungen durch insolvent gewordene Schuldner einen finanziellen Verlust, der nur durch Mehrumsatz ausgeglichen werden kann. Ein Forderungsausfall ist wesentlich schwerwiegender, als es der verlorene Betrag in Euro und Cent auf den ersten Blick zeigt. Um einen Forderungsverlust von beispielsweise 3.000 Euro auszugleichen, muss bei einer Umsatzrendite von drei Prozent ein zusätzlicher Umsatz von 100.000 Euro erzielt werden. Bei einem Forderungsverlust von 2.000 Euro muss bei einer Umsatzrendite (vor Steuern) von vier Prozent 50.000 Euro mehr Umsatz geleistet werden.

Wie können sich Unternehmen vor Forderungsverlusten schützen?
Wichtig für jeden Betrieb ist zunächst die sorgfältige Auswahl von Kunden, denen ein Zahlungsziel eingeräumt wird. Darüber hinaus ist bei der Gestaltung von Verträgen die Forderung rechtlich einwandfrei abzusichern. Dazu geeignete spezielle Sicherungsmaßnahmen sind in diesem Zusammenhang zum Beispiel Eigentumsvorbehalt, Schuldmitübernahme und Bürgschaften. Vor Forderungsverlusten schützt man sich aber vor allem durch ein straffes und konsequent arbeitendes Mahnwesen. Dieses reagiert nicht erst bei ausbleibenden Zahlungen, sondern fungiert auch als eine Art "Frühwarnsystem". Denn es gibt durchaus Signale, die auf beginnende Liquiditätsengpässe beim Kunden hinweisen. So etwa die Änderung der Zahlungsart von der Überweisung zum Scheck oder gar Wechsel, um die Verrechnung durch entsprechende Laufzeiten hinauszuzögern. Aber auch eine neue Bankverbindung lässt unter Umständen die Vermutung zu, dass es mit dem bisherigen Finanzinstitut Probleme geben könnte.

Forderungen und Mahnwesen
Nur mit einem effektiven Mahnwesen und einem funktionierenden Forderungsmanagement lassen sich Forderungen eintreiben und Kunden dazu bewegen, ausstehende Forderungen zu begleichen.

Die Forderung
Ausgangspunkt für die Geltendmachung der Ansprüche ist die Forderung. Als "Forderung" ist das Recht des Gläubigers auf die Leistung anzusehen. Die Forderung kann aus mehreren Teilen bestehen:

  • Die Hauptforderung
    Sie ist das primäre Recht auf die Leistung, etwa auf Kaufpreiszahlung
  • Die Nebenforderung
    Sie sichert die sonstigen Rechtsgüter des Vertragspartners
    Hierzu zählen die Schäden, die etwa der Verzug des Schuldners anrichtet
  • Die Zinsen
    Sie sind ebenfalls Teil der Forderungen und können als Verzugsschaden geltend gemacht werden
  • Die Kosten
    Dies sind alle Kosten, die dem Gläubiger durch die Rechtsverfolgung entstehen
    Das sind: Ermittlungskosten, Mahnkosten, Fahrtkosten, Telefonkosten, Gerichts- und Anwaltskosten.

Reicht eine Zahlung des Schuldners nicht aus, um die volle Forderung zu begleichen, sieht 367 BGB vor, dass Teilzahlungen zuerst auf die Kosten, dann auf die Zinsen und letztlich auf die Hauptforderung anzurechnen sind. Etwas anderes gilt bei der Anwendung des Verbraucherkreditgesetzes. Hier werden Teilleistungen erst auf Kosten, dann auf die Hauptforderung und letztlich auf die Zinsen angerechnet.

Fälligkeit
Die Forderungsentstehung und deren Fälligkeit sind zu unterscheiden. Fällig ist eine Forderung erst in dem Zeitpunkt, ab dem der Gläubiger die Leistung verlangen darf. So entsteht der Werklohnanspruch bereits mit Abschluss des Werkvertrages, indes tritt Fälligkeit erst nach Erstellung und Abnahme des Werkes ein. Daraus folgt, dass eine Mahnung vor Fälligkeit regelmäßig sinnlos ist, weil sie nicht zum Verzug führen kann. Außerdem erkennt man, dass das Mahnverfahren nur für fällige Ansprüche erfolgversprechend ist. Die Fälligkeit einer Forderung selbst ergibt sich aus dem zu Grunde liegenden Rechtsverhältnis. In gewissem Rahmen ist die Fälligkeit frei vertraglich vereinbar (AGB-Gesetz beachten!). Im übrigen gelten je nach Schuldverhältnis unterschiedliche Fälligkeiten:

  • Kaufpreis: regelmäßig mit Übergabe der Ware
  • Werklohn: nach Abnahme des Werkes
  • Darlehen: nach Kündigung des Darlehens
  • Dienstleistung: nach Erbringung der Leistung
  • Maklerlohn: nach Nachweis oder Vermittlung
  • Bürgschaft: wie Hauptforderung
  • Versicherungsleistungen: mit Anzeige des Versicherungsfalles
  • Miete/ Pacht: je nach Abrechungszyklus (Miete: monatlich zum Ersten, Pacht jährlich im Voraus)
  • Unerlaubte Handlung: mit Erfolgseintritt oder Bezifferung (Rechnung) des Schadens

Verzug
Darunter ist die schuldhafte Verzögerung einer Leistung durch den Schuldner zu verstehen. Verzug liegt aber nicht vor, wenn die Leistung gänzlich unmöglich (geworden) ist. Beim Verzug muss die Leistung also noch erbringbar sein. Dies wird bei Geldschulden regelmäßig der Fall sein, denn "Geld hat man zu haben". Verzug begründet die Ersatzpflicht für alle aus dem Verzug resultierenden Schäden. Diese Schadensersatzpflicht tritt neben den Anspruch aus der eigentlichen Forderung. Zu beachten ist die Regelung des Gesetzes zur Beschleunigung fälliger Zahlungen Hiernach tritt (Zahlungs-) Verzug ohne Zutun des Gläubigers bereits 30 Tage nach Zugang einer Rechnung ein.

Verzugsschaden
Die Zinsen können als Verzugsschaden ebenso geltend gemacht werden wie Kosten. Hierunter fallen alle Kosten, die dem Gläubiger durch die Rechtsverfolgung entstehen. Das sind: Ermittlungskosten, Mahnkosten, Fahrtkosten, Telefonkosten, Gerichts- und Anwaltskosten. Im außergerichtlichen Mahnverfahren sind zunächst nur die so genannten baren Auslagen ersatzfähig, danach sind etwa Personalkosten für eigene Mahnabteilungen nicht umlagefähig. Achtung: Der Gläubiger darf den Schaden nicht dadurch erhöhen, dass er vermeidbare oder unnötige Kosten verursacht. In einem solchen Fall sind diese Kosten nicht ersatzfähig. Dies gilt nach zunehmender Rechtsansicht vieler Gerichte für Kosten eines Inkassobüros, sofern absehbar ist, dass ein gerichtliches Verfahren erforderlich wird. Denn dann ist fraglich, warum der Gläubiger nicht gleich anwaltliche Hilfe in Anspruch genommen hat.

Zinsen
Zinsen sind die nach der Laufzeit bemessene, gewinn- und umsatzabhängige Vergütung für den Gebrauch eines auf Zeit überlassenen Kaptitals. Die Zinsschuld ist damit abhängig von der Hauptschuld. Ab Verzugseintritt sind Verzugszinsen zu entrichten. Diese richten sich grundsätzlich nach dem gesetzlichen Zinssatz:

  • bei bürgerlich-rechtlichen Ansprüchen ( 246 BGB) bei Forderungen, die vor dem 1. Mai 2000 fällig waren: vier Prozent
  • bei Forderungen, die nach dem 30. April 2000 fällig waren, fünf Prozent über dem Basiszins
  • bei beiderseitigen Handelsgeschäften: fünf Prozent ( 352 BGB)

Bei Forderungen aus Verträgen nach dem VerbrKrG: fünf Prozent über dem Basiszins.

Es können höhere Verzugszinsen geltend gemacht werden, wenn:

  • solche vereinbart waren
  • tatsächlich ein Kredtit mit höheren Zinsen in Anspruch genommen wurde (Beweislast trägt der Gläubiger)
  • der Forderungsbetrag nicht gewinnbringend angelegt werden konnte (konkrete Darlegung der Anlagemöglichkeit notwendig)

Verjährung
Ist die Forderung verjährt, ist der Anspruch nicht durchsetzbar. Der Schuldner kann sich auf ein dauerndes Leistungsverweigerungsrecht berufen. Dies muss er aber auch ausdrücklich tun. Er muss die "Einrede der Verjährung" erheben. Die Verjährungsfristen sind nach Art der Forderung unterschiedlich. Die Verjährung wird nur durch die gerichtliche Geltendmachnung des Anspruchs unterbrochen.

Mahnung
Eine Mahnung ist die - schriftliche oder mündliche - Aufforderung an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Eine Mahnung ist also eine formfreie, einseitig empfangsbedürftige Willenserklärung. Es ist wichtig, den Nachweis führen zu können, dass der Schuldner die Mahnung erhalten hat. Der Gläubiger muss, falls der Schuldner dies bestreiten sollte, den Zugang beweisen können. Das kann entweder durch Zeugen (Mithörer bei Gesprächen, Telefongesprächen oder Augenzeugen beim Einwerfen der schriftlichen Mahnung in den Hausbriefkasten) geschehen, oder durch Schriftstücke, etwa öffentliche Zustellung oder Einschreiben mit Rückschein.

Mahnschreiben
Ein Mahnschreiben muss nicht als solches erkennbar sein, sollte aber folgende Elemente enthalten:

  • genaue Absender- und Gläubigerbezeichnung
  • genaue Forderungsbezeichnung
  • Hinweis, dass die Schuld eingefordert wird
  • Angabe des Kontos, auf das eingezahlt werden soll

Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen
Schuldnerverzug tritt bereits ein, wenn die Zahlung 30 Tage nach Rechungserhalt oder nach Fälligkeit noch nicht erfolgt ist. Separate Mahnungen sind danach grundsätzlich nicht mehr nötig. Nach Ablauf dieser 30 Tage können Verzugszinsen (fünf Prozent über dem Basiszins) geltend gemacht werden. Die Abnahmeverweigerung durch den Auftraggeber wegen unwesentlicher Mängel ist nicht mehr möglich. Bei Streitigkeiten über die Leistungserbringung kann ein unabhängiger Gutachter (IHK, HWK) hinzugezogen werden. Von diesem erhält der Auftragnehmer bei mangelfreier Leistung eine Fertigstellungsbescheinigung. Mit dieser Fertigstellungsbescheinigung und dem Vertrag kann innerhalb weniger Wochen im Wege des Urkundenprozesses die gerichtliche Durchsetzung des Zahlungsanspruches erfolgen. Der Auftragnehmer kann dann - allerdings vorläufig - aus dem erlangten Urteil vollstrecken.

Zwangsvollstreckung
Die Zwangsvollstreckung dient der Durchsetzung von Ansprüchen mit staatlichem Zwang. Dabei ist das zwangsvollstreckungsrechtliche Verfahren vollständig vom Erkenntnisverfahren, welches den Anspruch nur feststellt, getrennt. Im Erkenntnisverfahren erlangt der Gläubiger durch das Urteil zunächst nur einen Titel, der - sofern der Schuldner nicht freiwillig zahlt - der Durchsetzung, das heißt der Vollstreckung bedarf. Die Notwendigkeit einer staatlichen Durchsetzungshilfe folgt aus dem geltenden Selbsthilfeverbot. Der Gesetzgeber hat in der ZPO ein umfangreiches Instrumentarium zur Verfügung gestellt, um Ansprüche mit staatlicher Hilfe durchzusetzen. Im Rahmen der Durchsetzung von Ansprüchen mit staatlichem Zwang unterscheidet man verschiedene Verfahrensarten: die Einzelzwangsvollstreckung, das Insolvenzverfahren und den einstweiligen Rechtsschutz. Alle Verfahrensarten sind kompliziert und enthalten ein ausgewogenes Verhältnis von Gläubiger- und Schuldnerschutz. Unterschiedliche Vollstreckungsorgane sind für die geeigneten Zwangsvollstreckungsmaßnahmen zuständig. Der Rechtsanwalt ist der richtige Ansprechpartner in allen Fragen der Zwangsvollsteckung.

Forderungsmanagement
Um einen Zahlungsverzug von Kunden zu verhindern, ist ein effektives Forderungsmanagement notwendig. Es ist wichtig, die Instrumente der Forderungsrealisierung optimal und zeitnah einzusetzen.
Worauf sollte bei einem erfolgreichem Forderungsmanagement geachtet werden?

Die Vertragsgestaltung
Verbindliche Festlegungen der gegenseitigen Leistungspflichten und der Fälligkeiten von Zahlungen sollten schriftlich festgehalten sein. Vor Vertragsschluss das Zahlungsverhalten des Neukunden prüfen (Bonitätsauskunft kostet etwa 20 Euro). Sicherheiten vereinbaren; geeignete spezielle Sicherungsmaßnahmen sind in diesem Zusammenhang zum Beispiel Eigentumsvorbehalt, Schuldmitübernahme und Bürgschaften.

Zahlungsziele
Der Kundschaft sollten nicht zu großzügige Zahlungsziele eingeräumt werden, stattdessen Anreize zur zügigen Rechnungsbegleichung (Skonto).

Zeitnahe Rechnungserstellung
Auf zügige Rechungserstellung achten. Jeder kleine Fehler in der Rechnung kann den Kunden ermuntern, fällige Zahlungen zurückzuhalten.

Zahlungseingangskontrolle
Jeder Kunde erwartet termingerechte Leistungserbringung. Im Gegenzug darum immer auf pünktliche Zahlungen achten.

Mahnwesen und Inkasso
Ein effizientes Mahnwesen schaffen. Der Kundschaft zeigen, dass nicht nur hochwertige Arbeit abgeliefert wird, sondern auch intern professionell organisiert wird. Die zeitnahe Klärung von Abrechnungsproblemen hilft Unternehmen und Kundschaft, trägt zudem zur guten Zusammenarbeit bei.

Liquiditätsplanung
Liquidität unter Beachtung der zu realisierenden Zahlungseingänge planen. Auf den tatsächlichen Zahlungseingang wartet man oft doppelt so lange wie eigentlich als Zahlungsziel vereinbart war.

Kreditierung
Mit der Hausbank frühzeitig die Finanzierung offener Forderungen klären. Ist erst Illiquidität eingetreten, hat man eine denkbar schlechte Verhandlungsposition.

Professionelle Hilfe
Sich helfen lassen. Spezialisierte Rechtsanwälte und Inkassofirmen haben das Know-how, Forderungen zu realisieren. Die Kosten des Anwalts sind regelmäßig als Verzugsschaden von den Schuldnern zu tragen.

Integratives Forderungsmanagement
Den gesamten Prozess des Forderungsmanagements im Unternehmen unter die Lupe nehmen. Denn: Häufig liegen die Ursachen für einen hohen Bestand an offenen Forderungen auch im eigenen Hause. Rechtssichere Verträge, Vorabprüfung der Kundenbonität, schnelle Abläufe und eine zügige und korrekte Rechnungslegung sind wichtige Bestandteile des Forderungsmanagements. Sich nicht scheuen, zur Optimierung erfahrene Berater heranzuziehen.

Anwaltliches Mahnwesen und Inkasso
Sich bei der Bearbeitung der Außenstände helfen lassen. Man profitiert vom anwaltlichen Know-how im Forderungsmanagement und der speziellen EDV. So kommt man schnell und kostengünstig zum Geld. Oft genügt schon ein freundliches Schreiben des Rechtsanwalts an den Kunden. Spätestens die gerichtliche Geltendmachung und die Vollstreckung bedürfen dann regelmäßig anwaltlicher Hilfe. Übrigens: Die Kosten des Anwalts basieren auf gesetzlichen Gebührenordnungen und sind regelmäßig als Verzugsschaden von den Schuldnern zu tragen.

Inkassounternehmen
Diese sind oft hochspezialisiert und arbeiten professionell. Leider endet ihre Zuständigkeit oft bei der gerichtlichen Geltendmachung. Zudem vertreten immer mehr Gerichte die Ansicht, dass Inkassobüro-Kosten nicht als Verzugsschaden vom Schuldner ersetzt werden müssen, wenn zur gerichtlichen Geltendmachung dann doch ein Anwalt eingeschaltet werden muss. Vertragsprüfungen und andere Rechtsberatung dürfen diese Unternehmen auch nicht selbst leisten.

Factoring
Der schnelle Weg des Forderungsverkaufs bringt sofortige Liquidität. Allerdings wird regelmäßig nicht der volle Forderungswert vergütet.

Ausfallversicherung
Einige Versicherungen sichern das Risiko des Forderungsausfalls ab. Die genaue Prüfung der Bedingungen und der Effektivität ist allerdings angebracht.