Klaus Bartram

Unternehmensberater

Betriebsfahrzeug

Ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch drohen erhebliche steuerliche Nachteile.

Betriebsfahrzeug Die Abzugsfähigkeit der Kosten für den Geschäftswagen ist eingeschränkt. Grundsätzlich gilt zwar, dass, wer als Selbstständiger oder Gewerbetreibender ein KFZ für berufliche Fahrten nutzt, die Kosten des Fahrzeugs in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen kann ( 4 Abs.4 EStG). Abzugsfähig sind nicht nur die variablen Aufwendungen wie z. B. Benzin, Öl und Reparaturen, sondern auch die festen Kosten wie Garagenmiete, Versicherung, KFZ-Steuer, Zinsen bei Kreditfinanzierung und die AfA.

Wird ein PKW allerdings sowohl für Betriebs- als auch für Privatfahrten genutzt, so müssen die KFZ-Aufwendungen in Betriebsausgaben und Kosten der privaten Lebensführung aufgeteilt werden.
Nach 6 Abs.1 Nr. 4 Satz 2 EStG ist für jeden Kalendermonat ein Prozent des Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung und einschließlich Mehrwertsteuer für die private Nutzung anzusetzen. (Das bedeutet bei einem Mittelklassewagen mit Neupreis 25.000 Euro immerhin einen Jahresbetrag von 3.000 Euro). Diese Regelung gilt auch für Gebrauchtwagen und Leasingfahrzeuge (d.h. auch dann, wenn das Fahrzeug z. B. für nur 1.000 Euro gebraucht gekauft wurde). Den Ansatz dieser meist relativ hohen Nutzungsentnahme kann man nur durch das Führen eines Fahrtenbuches vermeiden, denn dann wird der Privatanteil im Verhältnis der tatsächlichen betrieblichen und privaten Kilometer ermittelt.

Um die Ein-Prozent-Regelung zu vermeiden, könnte man auf die Idee kommen, gegenüber den Finanzbehörden zu behaupten, sein Betriebsfahrzeug ausschließlich beruflich und keinesfalls privat zu nutzen, da beispielsweise für Privatzwecke andere (private) KFZ zur Verfügung stehen. Die bloße Behauptung, das Fahrzeug werde nicht für Privatfahrten benutzt, reicht jedoch in der Praxis nicht aus. Die Finanzämter - und auch die Finanzgerichte - argumentieren damit, dass nach der allgemeinen Lebenserfahrung davon auszugehen sei, dass ein zum Betriebsvermögen gehörender PKW immer auch privat genutzt wird. Damit trifft den Steuerpflichten die objektive Beweislast, die sich nur mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch nachweisen lässt. Letztlich kommt man somit um das Führen eines Fahrtenbuchs nicht herum, es sei denn man akzeptiert die Ein-Prozent-Methode.

Wird das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt und wird dies z.B. bei einer Betriebsprüfung festgestellt, so gilt als Folge die Ein-Prozent-Regelung. Insbesondere sollte man immer darauf achten, dass das Fahrtenbuch mit anderen Unterlagen und Belegen aus der Buchhaltung übereinstimmt. Man findet häufig Angaben zum km-Stand auf KFZ-Reparaturrechnungen oder TÜV-Untersuchungsberichten. Wenn dann die Angaben im Fahrtenbuch dem nicht entsprechen (Datum, km-Stand, oder gar nicht eingetragen), befindet sich der Steuerpflichtige in akutem "Erklärungsnotstand".

Firmenfahrzeuge können nur dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt werden.

Fahrtenbuch

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch:

Fahrtenbuch Die Finanzverwaltung verlangt, dass ein Fahrtenbuch laufend geführt wird. In den Aufzeichnungen müssen mindestens folgende Angaben enthalten sein: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich bzw. beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser entsprechend aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden. So sind z. B. berufsspezifisch bedingte Erleichterungen möglich. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

PC-Anwender kommen hierbei sicherlich auf die Idee, das Fahrtenbuch elektronisch zu führen - entweder mit einer speziellen Software oder beispielsweise als Excel-Tabelle. Aber Vorsicht, denn die Finanzbehörde erkennt solche elektronischen Lösungen in vielen Fällen nicht an.
Ein elektronisches Fahrtenbuch darf nämlich nur dann eingesetzt werden, wenn ausgeschlossen ist, dass nachträgliche Änderungen vorgenommen werden können beziehungsweise dass vorgenommene Änderungen auch nachträglich erkennbar sind. Dies ist nicht bei allen angebotenen Lösungen gegeben. Auch eine Excel-Tabelle kann die Anforderungen nicht erfüllen. Bevor man also ein elektronisches Fahrtenbuch einsetzt, sollte man sich möglichst bei seinem Finanzamt erkundigen, ob dieses auch dort anerkannt wird.

Wer ein handgeschriebenes Fahrtenbuch führt, muss die Originalbelege behalten, um sie notfalls vorlegen zu können. Es reicht nicht aus, die Daten in eine Reinschrift zu übertragen und die Originale dann wegzuwerfen. In einem solchen Fall nämlich hat das Niedersächsische Finanzgericht gegen einen Steuerzahler entschieden. Er musste seinen Pkw deshalb nachträglich nach der teuren Ein-Prozent-Methode versteuern.

Fahrtenbuch und Datenschutz
Nach einem rechtskräftigen Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf muss ein Fahrtenbuch neben dem Datum und dem Kilometerstand zu Beginn bzw. Ende jeder Fahrt Angaben zur Reiseroute, zum Ziel und auch zu den jeweils aufgesuchten Geschäftspartnern beinhalten. Allgemeine Aufzeichnungen, wie "Kundenbesuch", reichen nicht aus. Dem Datenschutz sei durch das Steuergeheimnis Rechnung getragen, dem alle Angehörigen der Finanzverwaltung unterliegen.

Erleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuchs
Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden, und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen. Auf einzelne in R 31 Abs. 9 Nr. 2 EStR (Einkommensteuer-Richtlinien) geforderte Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird. Bei Kundendienstmonteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z.B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich. Bei Fahrten eines Taxifahrers im sogenannten Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe "Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" o.ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden. Für Fahrlehrer ist es ausreichend in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner "Lehrfahrten", "Fahrschulfahrten" o.ä. anzugeben (BMF vom 12.5.1997 BStBl I S. 562). Bei sicherheitsgefährdeten Personen, deren Fahrtroute häufig von sicherheitsmäßigen Gesichtspunkten bestimmt wird, kann auf die Angabe der Reiseroute auch bei größeren Differenzen zwischen der direkten Entfernung und der tatsächlichen Fahrtstrecke verzichtet werden (BMF vom 28.5.1996, BStBl I S. 654).

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist zwar gesetzlich nicht näher bestimmt, aber durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) sind jedoch die Voraussetzungen, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, im Wesentlichen geklärt (BFH vom 10.10.2008 - VI R 38/06):

  • Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Nachträgliche Änderungen dürfen nicht möglich sein, d.h. keine Exel-Tabelle.

  • Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands müssen im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden.

  • Jede einzelne berufliche Fahrt ist für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrtzeuges aufzuzeichnen.

  • Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten KFZ-Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.

  • Wird jedoch der berufliche Einsatz des KFZ zugunsten einer Privatfahrt unterbrochen, so stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.

  • Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten.

  • Sie müssen auch mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit überprüfbar sein.

  • Weist ein Fahrtenbuch inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen. Kleinere Mängel führen zwar nicht automatisch zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und zur Anwendung der Ein-Prozent-Regelung, wenn letztlich die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich dabei ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs möglich ist.