Klaus Bartram

Unternehmensberater

Kassenbuch

zur Ermittlung der täglichen Bareinnahmen.

Kasse Zweck einer Buchführung ist es, sowohl dem Steuerzahler selbst als auch seinen Gläubigern zu jedem Zeitpunkt einen zuverlässigen Einblick in die Lage des Unternehmens zu verschaffen. Die Regeln der ordnungsmäßigen Buchführung erfordern daher, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall und damit auch jeder einzelne Kasseneingang bzw. Kassenausgang aufgezeichnet wird. Nicht nur die in Geld bestehende Gegenleistung, sondern auch der Inhalt des Geschäfts und der Name des Vertragspartners sind festzuhalten.

Eine solche Einzelaufstellung ist nach Auffassung der Rechtsprechung unzumutbar, wenn in Einzelhandelsgeschäften Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden. In diesen Fällen ist es zulässig, die Kasseneinnahmen nur in einer Summe in das Kassenbuch einzutragen. Die Ermittlung der Summe muss jedoch durch die Aufbewahrung der Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen werden. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Kasseneinnahmen und -ausgaben anhand eines Kassenberichts - unter Aufbewahrung der Notizzettel mit dem Auszahlungsergebnis - nachzuweisen, indem sie mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. In diesem Fall brauchen die Kassenstreifen nicht aufbewahrt zu werden.

Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden, denn die zeitgerechte Erfassung des baren Zahlungsverkehrs erfordert im Regelfall tägliche Aufzeichnung.

Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen. Wird eine andere als die deutsche Sprache verwendet, so kann die Finanzbehörde Übersetzungen verlangen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen; bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen. Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Barverkauf

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Barverkauf Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verlangen grundsätzlich Einzelaufzeichnungen aller baren Betriebseinnahmen. Dies gilt nur dann nicht, wenn Einzelhandelsunternehmer allgemein Waren an unbekannte Personen über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen. Dies setzt jedoch voraus, dass die angefallenen Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons oder sonstigen Belege aufbewahrt werden und dass eine Gewähr der Vollständigkeit der von den Unterlagen übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist.

Für die Umsatzsteuer ergibt sich die Aufzeichnungspflicht aus 22 Abs. 2 bis 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) in Verbindung mit 63 ff. Umsatzsteuerdurchführungsverordnung. Die aus diesen Kassen stammenden Bons oder Tagesendsummenbons müssen gemäß 147 Abs. 1 Nr. 4 AO aufbewahrt werden. Ansonsten ist nicht überprüfbar, ob die Kassenberichte insoweit die vollständigen Einnahmen widerspiegeln.

Kassenbestand

Die Kasse muss jeden Abend gezählt werden!

Kassenbestand Wenn ein Unternehmer im Rahmen der Buchführung nur die Tageseinnahmen ohne eine Zählung des tatsächlichen Kassenbestandes am Tagesende aufzeichnet und es dabei teilweise zu negativen Monats-Zwischenbeständen kommt, so kann das Finanzamt die ganze Buchführung des Unternehmens verwerfen und die Kassenbestände schätzen.

Ein Unternehmen muss jederzeit in der Lage sein, einen Kassensturz zu machen, um zu prüfen, ob der Betrag, der in der Kasse ist, mit dem Betrag übereinstimmt, der sich aus der Buchführung ergibt. Mit einer elektronischen Registrierkasse lässt sich diese Aufgabe in der Regel per Knopfdruck erledigen. Betriebe ohne elektronische Kasse müssen jeden Barumsatz einzeln aufzeichnen, den Kassenbestand jeden Abend zählen und die Belege aufbewahren.

Quittung

als Zahlungsbeleg.

Quittung Das Ausstellen eine Barquittung bestätig der Erhalt einer Leistung. Mit der Quittung kann der Schuldner nachweisen, dass er die Leistung erbracht hat. Unwesentlich ist, ob der Text vorgedruckt oder handschriftlich eingesetzt wird.

Damit die Barquittung ihren Zweck als Beweismittel für Betriebsausgaben erfüllen kann, muss sie den Schuldgrund bezeichnen. Ebenso sollte der Name und die vollständige Anschrift angegeben werden. Der bloße Vermerk "... Euro erhalten" ist keine ordnungsgemäße Barquittung. Ausnahme: Dieser Vermerk findet sich unter einer Rechnung. Betriebsausgaben, die durch eine Barquittung nachgewiesen werden sollen, werden nur dann anerkannt, wenn Sie Leistung und Gegenleistung sowie den Empfänger genau bezeichnen.