Buchführungspflicht
Die Verpflichtung Bücher zu führen ergibt sich nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.
Aufzeichnungen - insbesondere im Rahmen einer Buchführung - sind unerlässlich für die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen.
Rechtsgrundlage für die Buchführungs- und Abschlusspflicht können sowohl handelsrechtliche als auch steuerrechtliche Vorschriften sein.
Handelsrecht
Nach § 238 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch) ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.
Kaufmann im Sinne des Handelsrechts ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.
Kaufmann kraft Gesetz ist, wer ein gewerbliches Unternehmen betreibt und einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb - vollkaufmännische Betriebsführung - benötigt. (§ 1 HGB), also auch sogenannte Dienstleister - Freiberufler fallen allerdings grundsätzlich nicht unter den Kaufmannsbegriff. Liegen diese Voraussetzungen vor, so ist der Unternehmer zwingend Kaufmann. Die Eintragung in das Handelsregister ist lediglich deklaratorischer Natur. Mit der Formulierung in § 1 Abs. 2 HGB, jeder Gewerbebetrieb sei Handelsgewerbe, es sei denn, das Unternehmen erfordere keinen vollkaufmännischen Geschäftsbetrieb, geht das Gesetz von der Registerpflicht eines Unternehmens als Regelfall aus.
Ein Gewerbetreibender, der sich darauf beruft, sein Unternehmen erfordere
keinen vollkaufmännischen Geschäftsbetrieb und sei deshalb nicht kaufmännisch tätig, trägt dafür die Beweislast.
Liegen die Voraussetzungen nachweislich nicht vor, weil es an einem vollkaufmännischen Geschäftsbetrieb fehlt, ist der Unternehmer ein
Nichtkaufmann.
Das frühere komplizierte System der Unterscheidung zwischen Muss- und Sollkaufmann, dem Voll- und Minderkaufmann, oder dem Form- und Scheinkaufmann gibt es nicht mehr.
Ein Kleingewerbetreibender kann sich - freiwillig - in das Handelsregister eintragen lassen, auch ohne dass sein Betrieb die vollkaufmännische Betriebsführung erfordert.
Als Kannkaufmann nach § 2 HGB muss er sich allerdings so behandeln lassen als sei er Vollkaufmann, mit allen Konsequenzen. Nach § 6 Abs. 1 HGB finden die Vorschriften für Kaufleute auch auf Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA) Anwendung (Formkaufmann). Der Buchführungspflicht der Einzelkaufleute unterliegen auch
die Personenhandelsgesellschaften (oHG, KG).
Nach § 140 AO (Abgabenordnung) haben Personen, die nach anderen Gesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, diese Pflicht auch für die Besteuerung zu erfüllen.
Hierzu zählen alle Gewerbetreibende, die als Vollkaufleute nach Handelsrecht zur Führung von Büchern verpflichtet sind (§§ 238, 242 HGB).
Steuerrecht
Die Buchführungspflicht für Nichtkaufleute ist in § 141 AO geregelt.
Gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirte haben Bücher zu führen, wenn sie eine der folgenden Grenzen überschreiten:
- Umsatz von mehr als 600.000 Euro im Kalenderjahr oder
- selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro oder
- einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
- einen Gewinn aus Land- und Fortswirtschaft von mehr als 60.000 Euro im Kalenderjahr
Die Buchführungspflicht tritt immer schon dann ein, wenn nur eines dieser Größenmerkmale erfüllt ist.